Семь признаков, что IT-инфраструктура компании держится на честном слове

Семь признаков, что IT-инфраструктура компании держится на честном слове

Компьютеры включаются, интернет работает, бухгалтерия открывает 1С, менеджеры отправляют письма. Вроде бы всё хорошо. Зачем что-то проверять?

Именно в этом и заключается одна из особенностей IT-инфраструктуры: пока она работает, о ней почти никто не вспоминает.

Проблемы становятся заметными, когда сотрудники внезапно теряют доступ к документам, перестаёт открываться база данных или выходит из строя сервер.

Причём серьёзный сбой редко начинается с красивого красного предупреждения на экране директора. Иногда ему предшествуют совершенно привычные мелочи: зависания, постоянные перезагрузки, нехватка места на дисках, ошибки резервного копирования.

За годы работы с серверами и сетями я убедился, насколько важно отличать исправную инфраструктуру от той, которая просто пока не доставляет больших неприятностей.

Собрал семь признаков, на которые рекомендую обратить внимание владельцам и руководителям небольших компаний.

Для большинства проверок не нужно разбираться в Linux, Windows Server или сетевом оборудовании. Достаточно задать правильные вопросы человеку, который отвечает за IT.

1. Резервные копии есть, но никто не пробовал восстановить данные

Спросите, как в компании организовано резервное копирование.

Вполне возможно, вам ответят:

— Всё настроено, копии делаются автоматически.

Это хороший ответ. Но я бы задал ещё один вопрос:

— А когда в последний раз проверяли восстановление?

И здесь иногда начинаются сложности.

Программа может исправно показывать, что архив создан. Но это ещё не означает, что из него удастся восстановить рабочую базу 1С, файловый сервер или виртуальную машину.

Резервная копия может оказаться неполной, повреждённой или недоступной. Не исключено, что копируются документы, но не сохраняются необходимые настройки и базы данных.

Ещё одна опасная ситуация — хранение всех архивов непосредственно на основном сервере. При некоторых неисправностях можно потерять и рабочие данные, и резервные копии.

Что проверить:

• Какие данные сохраняются и с какой периодичностью?

• Где находятся резервные копии?

• Когда проводилось последнее успешное тестовое восстановление?

Что делать: проверить выполнение заданий резервного копирования и восстановить выбранные данные в отдельной тестовой среде. Рабочую базу ради эксперимента трогать не нужно.

О том, почему наличие архива ещё не гарантирует сохранность данных, я подробнее рассказывал в статье о резервном копировании.

2. О неисправностях первым сообщает сотрудник, а не система мониторинга

Представьте ситуацию.

Утром бухгалтер звонит руководителю:

— У нас 1С не работает.

Руководитель связывается с системным администратором. Тот подключается к серверу и обнаруживает, что на системном разделе закончилось свободное место.

Хотя свободное пространство могло постепенно сокращаться несколько недель.

Конечно, не каждую неисправность можно предсказать. Иногда оборудование выходит из строя внезапно.

Но многие параметры вполне поддаются контролю: заполнение дисков, загрузка процессора, использование оперативной памяти, доступность серверов и отдельных служб.

Для этого существуют системы мониторинга, например Zabbix.

Они позволяют собирать технические показатели и отправлять уведомления, когда происходят заранее определённые события.

Что проверить:

• Контролирует ли кто-нибудь состояние серверов?

• Приходят ли уведомления об ошибках?

• Кто получает эти уведомления и реагирует на них?

Что делать: определить важные для бизнеса системы и настроить мониторинг их состояния.

И нет, для офиса из десяти сотрудников необязательно строить собственный центр управления полётами с огромной стеной мониторов. Иногда достаточно нескольких правильно настроенных проверок и уведомлений.

3. Выход из строя одного устройства может остановить весь офис

Небольшие компании часто используют простую инфраструктуру: один интернет-канал, один маршрутизатор, один сервер с общими файлами.

В этом нет ничего необычного. Более того, для некоторых организаций это вполне разумное решение.

Проблема начинается, когда никто не оценивал последствия выхода такого оборудования из строя.

Допустим, единственный маршрутизатор перестал работать. В результате сотрудники лишились не только интернета, но и удалённого доступа к рабочим системам.

Или единственный сервер перестал отвечать, а вместе с ним стали недоступны документы и база 1С.

Такие узлы называют едиными точками отказа.

Важно понимать: не каждую точку отказа обязательно дублировать.

Иногда резервный сервер стоит дороже, чем компания потенциально потеряет при редкой неисправности. А вот запасной маршрутизатор или второй интернет-канал в определённых условиях могут оказаться полезными.

Решение должно опираться на потребности бизнеса.

Что проверить:

• Какие устройства способны остановить работу сразу нескольких сотрудников?

• Есть ли запасной вариант на случай их отказа?

• Сколько времени потребуется для восстановления?

Что делать: составить список критически важных компонентов и оценить стоимость их возможного простоя. После этого решать, где нужно резервирование, а где достаточно заранее подготовленного плана восстановления.

Кстати, мы уже разбирали, сколько может стоить один день простоя офиса из десяти сотрудников. Даже простой расчёт стоимости неиспользованного рабочего времени помогает оценить последствия.

4. Одна и та же проблема возникает регулярно, но её решают перезагрузкой

— Опять пропал доступ к сетевой папке.

— Перезагрузи компьютер.

— А если не поможет?

— Тогда перезагрузим сервер.

Знакомая схема?

Перезагрузка — совершенно нормальный технический инструмент. Иногда она действительно необходима.

Но если проблему приходится решать одним и тем же способом каждую неделю, это повод разобраться в причине.

Возможно, дело в нехватке ресурсов, сбое службы, нестабильной сети, ошибке программного обеспечения или неисправном оборудовании.

Без диагностики этого не узнать.

При этом регулярные зависания могут восприниматься сотрудниками как нечто обычное. Люди просто привыкают, что «по понедельникам всё немного тормозит».

Для руководителя такая ситуация опасна тем, что небольшие остановки становятся незаметной частью рабочего процесса.

Что проверить:

• Какие технические жалобы повторяются чаще всего?

• Фиксируются ли причины неисправностей?

• Что было сделано, чтобы проблема не возвращалась?

Что делать: начать учитывать повторяющиеся обращения и устранять причины там, где это технически и экономически целесообразно.

Неисправность, которую регулярно обходят, не обязательно становится менее серьёзной.

5. Никто точно не знает, у кого есть доступ к корпоративным данным

Сотрудники приходят и уходят, меняются подрядчики, появляются новые программы и сервисы.

Каждому нужны определённые права доступа.

А теперь представьте, что уволившийся полгода назад сотрудник всё ещё может войти в корпоративную почту, VPN или файловое хранилище.

Это не означает, что он обязательно воспользуется таким доступом во вред компании.

Но действующая учётная запись человека, который больше не должен работать с данными, — совершенно ненужный риск.

Другой пример — когда сотрудники пользуются одной общей учётной записью администратора. В такой ситуации сложнее ограничивать права и устанавливать, кто выполнил конкретные действия.

Что проверить:

• Есть ли список пользователей корпоративных систем?

• Отключаются ли доступы при увольнении?

• Используются ли общие пароли и административные учётные записи?

• У кого есть доступ к резервным копиям и настройкам серверов?

Что делать: провести инвентаризацию учётных записей, отключить ненужные доступы, разграничить права и настроить дополнительную защиту для критичных систем.

Здесь важна не сложность системы безопасности, а порядок в управлении доступом.

6. Все пароли, настройки и схемы находятся в голове одного человека

Сам по себе опытный системный администратор, который знает инфраструктуру компании наизусть, — большой плюс.

Но что произойдёт, если он заболеет, уйдёт в отпуск или перестанет работать с организацией?

Знает ли кто-нибудь ещё, где расположен сервер, как устроена сеть, кто оплачивает домен, где хранятся резервные копии и какие доступы понадобятся при аварии?

Для небольшой компании совершенно необязательно вести документацию объёмом в сотни страниц.

Но базовая информация должна существовать и быть доступной уполномоченным лицам.

Например:

• перечень серверов и сетевого оборудования;

• схема подключения основных устройств;

• список важных программ и сервисов;

• порядок резервного копирования и восстановления;

• сведения о владельцах доменов, хостинга и лицензий;

• защищённый порядок хранения и передачи административных доступов.

Пароли при этом не следует записывать в общедоступный файл Excel или отправлять всем сотрудникам в мессенджере.

Что проверить: сможет ли другой квалифицированный специалист получить необходимые разрешённые доступы и разобраться в инфраструктуре без помощи прежнего администратора?

Что делать: подготовить минимальную техническую документацию и организовать безопасное хранение важных доступов.

Компания не должна терять контроль над собственной инфраструктурой из-за отсутствия одного человека.

7. Серверы и программы обновляются только после появления проблем

Сервер может годами исправно выполнять свои задачи.

И возраст сам по себе ещё не означает, что оборудование нужно срочно менять.

Но программное обеспечение имеет сроки поддержки. Производители выпускают исправления ошибок и безопасности, а некоторые версии со временем перестают получать обновления.

Если в компании никто не отслеживает состояние серверов, используемые версии систем и совместимость программ, проблемы могут накапливаться незаметно.

Есть и другая крайность — устанавливать все обновления сразу, без предварительной проверки и подготовки резервных копий.

Для рабочих серверов оба подхода нежелательны.

Что проверить:

• Какие операционные системы и версии программ используются?

• Поддерживаются ли они производителями?

• Как устанавливаются обновления?

• Есть ли резервная копия и план возврата на случай неудачного обновления?

Что делать: составить перечень программного обеспечения, определить критичные системы и организовать плановые обновления с учётом совместимости и возможного времени простоя.

Иногда правильным решением будет обновление существующего сервера. Иногда — перенос на другую систему. А иногда выяснится, что пока достаточно привести настройки в порядок.

Небольшой чек-лист для руководителя

Попробуйте ответить на семь вопросов. Для каждого выберите «Да» или «Нет».

Вопрос	Ответ
Мы проверяли восстановление из резервной копии.	Да / Нет
Мы получаем технические уведомления о важных неисправностях.	Да / Нет
Мы понимаем последствия отказа критичного оборудования.	Да / Нет
Повторяющиеся неисправности анализируются, а не только устраняются временно.	Да / Нет
Доступы бывших сотрудников своевременно отключаются.	Да / Нет
Важные настройки и доступы документированы и доступны уполномоченным лицам.	Да / Нет
Обновления и состояние серверов проверяются планово.	Да / Нет

Если на какие-то вопросы вы ответили «Нет» или «Не знаю», это не означает, что ваша инфраструктура находится в аварийном состоянии.

Но это хороший повод проверить соответствующую область.

Причём отсутствие ответа иногда даже важнее конкретной обнаруженной ошибки. Ведь когда компания не знает, где хранятся её данные и как устроено восстановление, ей трудно оценить собственные риски.

С чего начать, если обнаружили несколько проблем?

Я бы не рекомендовал сразу покупать новые серверы, менять маршрутизаторы или переносить всё в облако.

Сначала необходимо понять, что действительно требует внимания.

Последовательность может быть такой:

1. Определить важные для бизнеса системы и устройства.

2. Проверить резервное копирование и возможность восстановления.

3. Выяснить, у кого есть административные доступы.

4. Оценить состояние серверов, сети и систем мониторинга.

5. Составить список проблем по их влиянию на работу компании.

6. Согласовать план устранения и бюджет.

Приоритет должен определяться не тем, насколько сложной выглядит техническая проблема, а тем, какие последствия она может иметь для бизнеса.

Например, неисправность одного рабочего компьютера может быть менее критичной, чем отсутствие резервной копии общей базы 1С.

И необязательно устранять всё за один день. Некоторые задачи можно выполнить постепенно, без серьёзных расходов и остановки сотрудников.

IT-инфраструктура должна быть понятной и управляемой

У любой техники бывают неисправности. Даже хорошо организованная инфраструктура не гарантирует, что сервер никогда не выйдет из строя, а интернет всегда будет доступен.

Но между компанией, которая знает свои риски и подготовлена к проблемам, и компанией, где всё держится на привычке «перезагрузить и попробовать ещё раз», есть существенная разница.

Хорошее IT-сопровождение — это не только устранение поломок. Это ещё и понимание того, что может сломаться, как это обнаружить и как восстановить работу.

Не уверены, в каком состоянии IT вашей компании?

Меня зовут Александр Шепелёв. Я системный и сетевой инженер, занимаюсь обслуживанием серверов, офисных сетей, резервным копированием, мониторингом и IT-сопровождением небольших организаций.

Могу провести первичное обследование инфраструктуры, определить слабые места и предложить понятный план работ с учётом задач и бюджета компании.

Не буду предлагать замену исправного оборудования только потому, что появилось что-то новее. Сначала разберёмся, что действительно необходимо.

Позвоните или напишите. Расскажите, сколько сотрудников у вас работает и какие IT-вопросы вызывают сомнения. Обсудим, что стоит проверить в первую очередь.

Александр Шепелёв
Системный и сетевой инженер
Телефон: +7 (967) 355-55-95
Сайт: https://padmin.ru

Санкт-Петербург. Удалённая работа и выезды в офис.